Как устроен грандиозный IT-форум РИФ+КИБ, как организаторы формируют деловую программу, выбирают и адаптируют площадку, выстраивают диалог с партнерами, преодолевают трудности и какие планы строят, редакции Expotory рассказал директор Российской ассоциации электронных коммуникаций (РАЭК) Сергей Плуготаренко.

— РИФ+КИБ любят за атмосферу, но главная его ценность все-таки в деловой программе. В этом году на форуме параллельно прошло более 100 секций. Как вам удается собрать все темы воедино, выбрать и организовать спикеров?

— Нам очень помогает платформа RUNET-ID. Жаль, что мы пока не используем ее на полную мощность, многое делается вручную. Сперва берем востребованные темы прошлого года и рисуем первоначальную сетку. Дальше идем к аналитикам и выясняем, какие тенденции на рынке актуальны и что нового, дописываем их в сетку и начинаем общаться с внешними экспертами — предлагаем им профильные секции. Как только на рынке поднимается шум, что комитет РИФ+КИБ формирует программу, появляются сотни «самоходов» с предложениями. Кто-то хочет сделать доклад, кто-то — целую секцию. Это самое сложное: часто среди «самоходов» есть те, кого мы не знаем, их идеи и возможности сложно оценить, при этом нам тяжело кому-то отказывать. Мы обрабатываем тысячи подобных сообщений из Facebook и почты за пару месяцев. Хорошо, что есть ответственные за конкретные направления. Например, в этом году руководитель цифровых продаж OZON.ru Михаил Осин многое сделал для составления блока по электронной коммерции. Они прекрасно сработали с руководителем кластера e-commerce в РАЭК Ваней Кургузовым, Феликсом Мучником, который традиционно делает классный контент для РИФа, и Федей Вириным из «Дельта Инсайт» — вдоль и поперек исследовали вопрос, придумали релевантные темы и сформировали подход к подаче контента. Так происходит в каждой секции. После этого мы вбрасываем информацию на сайт, смотрим, как от «самоходов» поступают предложения выступить в определенных блоках, и понимаем, где возникает наибольший интерес.

Когда мнения аудитории собраны, происходит некая алхимия: комитет решает, что войдет в программу, а что — нет. Эксперты определяют, какие темы выстрелят и соберут людей.

Когда программа более-менее готова, на нее начинается естественное коммерческое давление: спонсоры и партнеры предлагают свои секции/доклады. Мы отправляем их к руководителю направления, и он определяет адекватность и актуальность тем. Зачастую предлагают чистую «джинсу». В таких случаях мы пытаемся усмирить бренд, просим переформулировать тему в более отраслевую и важную. Если все получается, выдыхаем с облегчением. Если нет, все зависит от пробивной способности бренда — будет ли он настаивать. Для подобных ситуаций мы выделили поток партнерских мероприятий — в нем мы собираем разрозненные презентации в релевантные двухчасовые блоки.

Аксиома РИФ+КИБ: не должно быть коммерческого давления на программу. Если в нее проникает «джинса», это не потому, что мы прогнулись. Либо не досмотрели вместе с ответственным за секцию, либо люди оказались гораздо хитрее нас — согласовали одно, а выступили с другим. Надеюсь, в этом году такого было немного.

После мероприятия формируем опросник, где люди голосуют за секции, и составляем рейтинг тем, секций и спикеров. В последнее время пошли дальше — прямо на форуме собираем отчеты наших специалистов, которые отвечают за определенные залы. Многие из них не первый год на форуме и знают большинство докладчиков. В начале и конце каждого тайм-слота мы устраиваем перекличку в Telegram — ответственные пишут, например, что наполненность зала № 1 на уровне 80 %, а зала № 2 — целых 130 %. Подсчитывают они на глаз, но результаты даже точнее, чем статистика по RFID-бейджам — всех не заставишь прикладывать бейджи к терминалам на входе-выходе. В общем, мы сразу видим реакцию публики: понятно, кто делает хороший контент, а кто — откровенно лажовый. И когда какие-то партнеры говорят, что люди не пришли к ним на презентацию, потому что мы поставили их в плохой зал, всегда можно показать статистику посещаемости соседних залов.

Люди голосуют ногами за то или иное мероприятие. И на РИФ никто и никогда не станет загонять народ специально. Школьники и студенты, которых мы привозим на третий день форума, нужны не для создания видимости высокой посещаемости. Я считаю, что это наша миссия — показать детям и подросткам, как они могут развиваться в сфере IT.

Очень хочу, чтобы в ближайшем будущем программы мероприятий вроде РИФ+КИБ формировались без особого человеческого вмешательства со стороны организаторов — система RUNET-ID знает о желаниях аудитории гораздо больше нас. Например, в рамках исследования «Экономика Рунета» каждый год мы опрашиваем около 500 экспертов из различных сфер о ситуации на рынке, трендах, новых технологиях и ключевых игроках — все эти данные хранятся в системе. К сожалению, сейчас у нас не хватает ресурсов, чтобы качественно анализировать эту Big Data и выявлять, например, экспертов, которые дают самые точные прогнозы на будущий год. Иначе мы могли бы делать абсолютно верные выводы и сходу формировать контент любого мероприятия — моментально выбирать самых крутых спикеров. Пока буйство данных, формирующее экосистему Рунета, мы освоить не можем — это вопрос к количеству рук у программистов и инвестициям.

— По какому принципу вы подбираете партнеров для РИФ+КИБ? Какие задачи они закрывают своими ресурсами и что получают взамен?

— Сразу скажу: в последние годы я сознательно снизил долю своего участия во взаимодействии с партнерами. Во-первых, их стало очень много, просто не хватает времени — для этого в оргкомитете есть специальные люди. Во-вторых, это защитная реакция от коммерческого давления на деловую программу форума. О партнерстве или спонсорстве мероприятия я часто договариваюсь лично — и так хочу оградить проект от естественного желания компаний проникнуть в сетку выступлений через меня. Поэтому все диалоги о контенте бренды ведут с программным комитетом.

Будем откровенны, в Подмосковье нет площадок, готовых принять форум такого масштаба. Мы знаем это наверняка, потому что постоянно находимся в поиске новых локаций.

В «Лесных далях» всю инфраструктуру нам приходится строить самим, поэтому партнеров действительно много. Мы всем очень благодарны — они решают для нас множество бытовых и организационных вопросов. И максимально благодарны компаниям, которые просто дают деньги согласно спонсорским пакетам — это всегда лучше, чем бартер. Деньги мы можем потратить на необходимые вещи без всяких трехэтажных схем, когда вы друг другу что-то должны в конкретном объеме.

Expotory. Сергей Плуготаренко: «Контента на РИФ+КИБ так много, что он не помещается никуда». Практика. Лидер

Бартерные отношения все равно возникают. Многие из них — просто космос, например опыт партнерства с онлайн-кинотеатром Megogo. Мы долго переубеждали друг друга в формате работы — остановились на хитрой интеллектуальной сборке видеоконтента и его выдаче сразу по нескольким каналам, в том числе в плеере на нашем сайте и в приложении Megogo. Всем очень понравилось смотреть репортажи, а не потоковые трансляции, из которых не всегда легко выудить суть. Таких классных примеров много.

Но без денег все равно никуда — мероприятие дорогостоящее, оно предполагает покупку огромного количества одноразовых продуктов плюс расселение организаторов и участников, питание, логистику и прочее. Финансирование у нас из двух источников — продажа билетов и спонсорство (деньги от компаний, участвующих в выставке со стендом, и партнерство с определенным пакетом опций). Господдержка присутствует — порядка 5 % от бюджета мероприятия. Мы ее с удовольствием получаем — это определенный статус.

— В этом году залы «Лесных далей» с трудом вместили желающих. Как вы намерены решать этот вопрос? И как вообще справляетесь с трудностями, которые при подготовке такого масштабного события наверняка возникают?

— Мы каждый год обещаем себе сократить число залов и увеличить ценз вхождения, чтобы ограничить объем участников. И каждый год нарушаем это обещание. В этот раз хотели сделать пять залов, максимум — семь. В итоге их оказалось девять плюс помещение медиацентра и офиса. Все равно места не хватает. Контента на РИФ+КИБ так много, что он не помещается никуда. Это абсолютная правда, и мы очень переживаем по этому поводу.

Мне кажется, классно зайти в большой зал и увидеть, что он полон. А у нас аншлаг все три дня в девяти залах. Это не круто, потому что оптимальная наполняемость помещений — 60–70 %. Тогда и слушателям комфортно — свободно дышится, можно присесть. В последние годы так не получается. Масштабироваться можно только за счет увеличения бюджета мероприятия и постройки дополнительных залов.

РИФ+КИБ — это форум, по-честному привезенный фурами в пансионат «Лесные дали». Мы берем сюда всё: стены, провода, стулья, воду, связь.

Переехать на другую площадку не получается. Нет в Подмосковье локаций с достаточным количеством оборудованных залов или возможностью их быстро достроить, с зоной для выставки, адекватным номерным фондом и демократичными ценами. Поэтому сегодня «Лесные дали» не имеют альтернативы. Но будем искать. В первую очередь потому, что аудитория РИФ+КИБ изменилась — все больше молодежи, которая вряд ли видит очарование в олдскульности и некой совковости «Лесных далей». Людям нужна современная площадка с правильным кондиционированием, хорошим фудкортом и так далее.

Если найдем новую площадку для РИФ+КИБ, сперва узнаем мнение участников: никого не будем насильно перемещать с привычного места. Самый главный страх — разрушить формат РИФа, который сформировался за двадцать с лишним лет.

— Какие-то сложности возникали у вас в этом году?

— Три года назад были проблемы со связью, но теперь местный провайдер дает нам канал. Еще есть «МаксимаТелеком», они разворачивают сеть внутри форума. Проводной Интернет работает идеально — скорость порядка 3 Гбит. Но традиционно в какой-то момент рушится Wi-Fi, мы все к этому дико привыкли. Если сеть падает на полчаса — это классика жанра, больше — уже возмутительно, конечно. Конкретно меня в этом году разочаровал «Билайн» — мой основной телефон работает с симкой этого оператора. Все три дня форума у меня вообще не было связи. Если «Мегафон», Tele2 и МТС отработали прекрасно, то «Билайн» даже голоса не подал. А ведь сейчас мобильная связь уже не просто замена Wi-Fi, а его абсолютная альтернатива. Люди при входе в кафе не ищут в панике пароль от Интернета — почти у всех безлимитные тарифы и неплохая скорость связи. Печально, что с мобильным интернетом в Подмосковье возникают такие сложности.

Традиционная проблема для РИФ+КИБ — погода, но в этот раз беда обошла стороной. Когда мы заканчивали монтаж конструкций перед форумом, началась снежная пурга, видимость была около 20 метров. Но уже в среду стало солнечно, хотя и прохладно. В очередной раз нам просто повезло, ведь погода на РИФе — один из определяющих факторов. В шутку говорят, что природа к нам прислушивается, потому что тысячи людей держат в мыслях формулу «Весна + Интернет + Форум = РИФ».

— В этом году к традиционной программе добавили большую развлекательную часть, впервые прошел IT-забег. Чего ждать в будущем? Появятся ли на РИФ+КИБ новые форматы?

— Нам очень хочется придумать что-то новое. Мне нравится формат Internet. Future. Red Dot, который мы презентовали прошлой осенью на Russian Interactive Week. Он фактически напоминает TED и сильно отличается от стандартных лекций и презентаций. Такой поп-формат должен быть. Но для РИФ+КИБ мы изобретем что-то еще.

В этом году мы сделали два открытия форума. Мне понравилось, что представители государства пришли во второй день, а первый мы полностью отдали IT-отрасли.

Я пришел к выводу, что оба открытия оказались затянуты — надо менять их формат. Важно хорошо поработать со спикерами, ограничить их по хронометражу. Но это очень сложно: все они — очень уважаемые люди, их нельзя просто так остановить. Что с этим делать? Скорее всего, на открытии будут выступать либо только организаторы, либо очень тщательно отобранные спикеры. Но если будут чиновники, мы не сможем не дать им слово — наша святая обязанность приглашать их на форум и показывать, что интернет-среда позитивно настроена по отношению к государству. Что касается внепрограммных развлекательных мероприятий, их очень много на РИФе — это яркие истории нетворкинга. Формат IT-забега вообще единичный случай, мы продолжим думать в этом русле.

— Несколько лет назад у РИФа было свое мобильное приложение. Почему от него отказались?

— Мы сделали это осознанно: у команды есть убеждение, что лучше сайта с хорошей мобильной версткой ничего не работает. К сожалению, я не очень доволен сайтом этого года, точнее — его мобильной версией. Мы хотим сделать кое-что круче — единое мобильное приложение платформы RUNET-ID, где будет возможность оперативно взаимодействовать с площадкой, организаторами, спикерами и другими участниками. Фактически оно должно заменить бейджи, плюс будет множество дополнительных фич. Самая главная — сервис микровстреч. Надеюсь, летом мы приступим к реализации.

Фото: photo.expotory.com


Редакция:

info@expotory.com
+7 (929) 830-77-30
+7 (938) 434-58-64

Главный редактор:

Светлана Лаврентьева

Директор проекта:

Анна Шумилова

При любом частичном или полном использовании материалов с сайта обязательно указывать (для интернет-сайтов - активной не закрытой от индексации гиперссылкой): "Источник информации - Expotory. Эффективные решения для MICE"