Партнерский
Май 18, 2017
452
Автор: Редакция Expotory

Новичкам везёт: как спланировать участие в выставке без ошибок

Четкий план — главное условие успешного участия в выставке. Но если вы впервые сталкиваетесь с подготовкой к мероприятию, риск совершить ошибку очень высок. Как новичку справиться с непростой задачей, редакции Expotory рассказала заместитель директора компании «Еврохолод» Виктория Прохорова.
Expotory. Новичкам везёт: как спланировать участие в выставке. Экспонентам. Планирование и бюджет

Экономическая реальность диктует рынку правила почти военного времени: жесткая экономия, сокращение персонала, рациональность трат. Даже крупные игроки рынка ставят любые потенциальные расходы под сомнение. В первую очередь это касается маркетинга и выставочных бюджетов.

Как быть сотрудникам, которые никогда не занимались подготовкой к выставкам? Ведь ошибки допускают даже в компаниях, регулярно участвующих в подобных мероприятиях. Как не допустить срыва сроков, внепланового роста бюджета, не подвести руководство и всю команду? Именно в такой ситуации оказалась Виктория Прохорова, заместитель директора компании «Еврохолод», которая занимается продажей рефконтейнеров на юге России — в Краснодарском крае, Астраханской и Волгоградской областях и в Калмыкии. Итак, выставка на носу, цели и задачи амбициозны, а как готовиться к мероприятию и соответствовать ожиданиям начальства — не понятно.

Expotory. Новичкам везёт: как спланировать участие в выставке. Экспонентам. Планирование и бюджет
Виктория Прохорова
заместитель директора компании «Еврохолод»
Я — новичок в выставочном деле. Понимала, что мне понадобятся какие-то заявки, визитки, листовки, но на этом мои познания заканчивались. Слова «бюджет», «сроки», «производство» вызывали легкую панику. А как успеть подготовиться, но при этом не работать до полуночи ближайшие три-четыре месяца, я не представляла. Что сделать, чтобы нас заметили на выставке? Ведь для компании было важно, чтобы наш дебют не прошел мимо клиентов и партнеров. К счастью, на деловом форуме я познакомилась с руководителем проекта Protoplan Анной Бучацкой. Она вместе с командой проекта помогла мне четко определить цели участия в выставке — коммерческие и имиджевые. Затем мы составили план подготовки, который доступно и понятно расшифровывал все задачи и включал дедлайны для организатора и нашей компании. Дело пошло на лад, мы придумали, как оформить стенд, чтобы выгодно отличаться от конкурентов.

Виктория Прохорова с помощью сервиса Protoplan определила и другие полезные для компании выставочные мероприятия, и все эти активности не повлекли за собой большого увеличения бюджета.

В Protoplan можно посмотреть все цены как на непосредственное участие в выставках, так и на сопутствующие услуги. В каталоге сервиса есть проверенная статистика мероприятий в регионах. Все это позволяет безошибочно просчитать бюджет и оценить возможности экспонирования в будущем.

Expotory. Новичкам везёт: как спланировать участие в выставке. Экспонентам. Планирование и бюджет

— Виктория, теперь вы фактически бывалый экспонент, который и сам может чему-то научить новичков. В ближайшее время ваша компания участвует сразу в двух выставках. Как проходит подготовка к международному проекту «Золотая Нива»?

— Действительно, опыта прибавилось. Но вместе с тем выросло и количество задач. Благодаря успешному участию в выставке в прошлом году мы с большим доверием стали относиться к этому маркетинговому каналу. И нам снова помогает Protoplan. Выставки мы уже выбрали, теперь используем ExpoPlanner — сервис для автоматизации процессов подготовки. Чтобы сделать план задач, учитывающий все дедлайны организатора, нам теперь не нужно вызванивать менеджеров, а потом проводить пару-тройку дней за сведением всего в одну табличку: мы заходим на сайт, выбираем выставку — и план подготовки готов. Полезный бонус — подробная расшифровка задач, она помогает сориентироваться в том, как именно подступиться к их выполнению и не ошибиться. Выручают напоминания, которые приходят на почту. Большой плюс ExpoPlanner — выставочный календарь, где содержатся все мероприятия, в которых мы участвуем. Я внесла туда и те, что мы проводим сами. Календарь можно забрендировать логотипом, переслать партнерам и подрядчикам или распечатать. Очень удобно, экономит время и деньги на дизайн.

— Вы все выставки теперь готовите через ExpoPlanner? Или пока только тестируете сервис?
— Когда я готовилась к своей первой выставке, мне было очень удобно работать. Тест прошел успешно, и сейчас все проекты веду в ExpoPlanner. Новичкам в нем легко разобраться благодаря четкому плану задач, а опытные маркетологи оценят удобство сервиса — в нем ты всегда видишь полную картину работ в календаре, легко управлять ресурсами, а напоминания помогают все делать вовремя. Думаю, каждый согласится: когда все сделано в срок, цели достигнуты, руководство довольно и впереди фуршет, возникает очень приятное ощущение завершенности проекта — это награда для всей команды. Отказаться от привычных таблиц в Excel было непросто, но оно того стоит. Чтобы выстроить эффективную работу на сверхскоростях современного бизнеса и не увеличивать бюджеты, надо смело использовать новые технологии.

Фото: hsto.org, из архива компании «Еврохолод»


Редакция:

info@expotory.com
+7 (929) 830-77-30
+7 (938) 434-58-64

Главный редактор:

Светлана Лаврентьева

Директор проекта:

Анна Шумилова

При любом частичном или полном использовании материалов с сайта обязательно указывать (для интернет-сайтов - активной не закрытой от индексации гиперссылкой): "Источник информации - Expotory. Эффективные решения для MICE"