Февраль 21, 2017
1012
Автор: Евгения Кавун

Гид по RFID: как использовать технологию организаторам выставок

Разбираемся, как работают чудо-маячки, какую пользу могут принести и на каких мероприятиях они уместны.
Expotory. Гид по RFID: как использовать технологию организаторам выставок. Организаторам. Проектирование выставки

Что такое RFID? Радиочастотную идентификацию только начинают внедрять в индустрию событий, хотя сама технология появилась давно — ее разработали еще в 1970-е. Она применяется, например, в гостиничных ключах, системах оплаты на коммерческих трассах, бейджах сотрудников в некоторых компаниях.

Как это работает? С помощью радиосигнала чип связывается со считывающим устройством — сканером. На мероприятиях чипы обычно встраивают в бейджи или браслеты участников, а сканеры располагают на входах в экспоцентры, на стендах, в VIP-зонах и других. На крупных зарубежных выставках RFID используют, чтобы ускорить процедуру регистрации посетителей, организовать вход на секции деловой программы или даже оплачивать напитки и еду в кафетериях выставочных центров. Продвинутые чипы способны связываться с аккаунтами и электронными почтами посетителей, и с их помощью можно получать письма или делать посты в соцсетях.

Какие бывают RFID-чипы? Есть два основных вида. Первые работают на длинных дистанциях — на расстоянии до девяти метров от сканера, вторые — всего в нескольких сантиметрах. RFID-метки малой дальности удобнее вписать в инфраструктуру мероприятия, привязать к входным группам или конкретным стендам. Но если организатору необходимо создать тепловую карту выставки, показывающую перемещения посетителей по территории экспоцентра, то понадобятся дальнобойные чипы. Впрочем, для этого есть и другие технологии, не требующие таких затрат, как RFID. С другой стороны, RFID лучше всего адаптируется под каждое мероприятие и различные задачи организатора.

Expotory. Гид по RFID: как использовать технологию организаторам выставок. Организаторам. Проектирование выставки

10 преимуществ RFID

1. Удобная и быстрая регистрация посетителей
Никто не любит очереди. Одно из главных преимуществ RFID в том, что технология ускоряет процесс регистрации — это особенно актуально для крупных событий с большим числом посетителей. Для событий, которые длятся несколько дней, RFID обеспечивает повторную запись о регистрации посетителей и дает VIP-гостям быстрый доступ в специальные зоны. Упрощается работа службы охраны: если у посетителя нет доступа в ту или иную зону выставки или он не оплатил участие в семинаре, сканер RFID просто загорится красным светом. При наличии онлайн-регистрации организатор может заранее изготовить бейджи для участников — это ускорит их выдачу на входе. Существуют и мобильные приложения для оперативного назначения RFID-метки бейджу, это также упрощает процесс регистрации посетителей.

2. Возможность получать точную аналитику и работать с ней во время мероприятия
RFID позволяет понять, как перенаправить трафик в нужное русло. Например, если событие длится несколько дней, можно использовать данные перемещения гостей первого дня, чтобы изменить, скажем, расположение стойки регистрации или промоутеров.

По итогам мероприятия данные RFID-меток позволяют выстроить более удобную экспозицию на следующий год — правильно разместить стенды, уборные, рекламу, а также выяснить, какие тематические зоны и спикеры наиболее популярны.

3. Никакого мошенничества
Это касается, конечно, выставок с платной регистрацией. В отличие от традиционных бумажных билетов, RFID-чипы имеют уникальный идентификатор — подделать билет на мероприятие не получится А в случае утери билета посетителем организатор может в любой момент отключить пропавший браслет или бейдж и оформить новый.

4. Возможность ввести безналичный расчет
Еду, сувениры и прочие товары, если они продаются на мероприятии, можно будет оплатить простым касанием бейджа к RFID-сканеру — никаких поисков банкомата, очередей, путаницы со сдачей. Правда, для этого посетителям придется добавить данные банковской карты к собственной RFID-метке накануне выставки.

5. Взаимодействие с аудиторией
Как только посетитель свяжет свой профиль и электронную почту с меткой RFID, у организатора появится масса способов взаимодействия с ним на площадке и после мероприятия.

6. Укрепление отношений с партнерами и спонсорами
RFID — это способ создать новые услуги для спонсоров и партнеров мероприятия, придать выставке добавленную стоимость.

Технология позволяет ненавязчиво собрать информацию о посетителях, отследить трафик и степень возврата инвестиций — именно то, что нужно инвесторам по итогам мероприятия.

7. Интерактив на выставке
Технология дает широкие возможности для вовлечения посетителей в интерактив — с ее помощью можно участвовать в опросах, розыгрышах и голосованиях, например за самый оригинальный стенд выставки. Достаточно приложить бейдж к сканеру или нажать на браслет.

8. Высокий уровень обслуживания VIP-гостей
Используя портативные сканеры, сотрудники выставки могут оперативно найти посетителя на площадке и оказать ему любую помощь. RFID также открывает новые возможности для роста прибыли во время мероприятия. Например, с ее помощью легко прямо на площадке предложить посетителю с обычным билетом апгрейд — повышение категории до VIP и доступ к специальным зонам, фуршету, закрытым мероприятиям деловой программы.

9. Позитивные впечатления участников и посетителей
Большой бонус использования RFID — вау-фактор. Если организатор ответственно подошел к дизайну бейджа или браслета, то высока вероятность, что посетители оставят его как сувенир на память. Такие моменты серьезно повышают лояльность участников.

10. Возможность узнать свою аудиторию на совершенно новом уровне
Поскольку посетители профильных выставок часто приезжают делегациями, покупкой билетов занимается один человек из группы, и зачастую организатор получает только его данные при регистрации. Это мешает по-настоящему понять, кто они — посетители выставки. Технология RFID требует регистрации каждого посетителя в отдельности. А поскольку люди часто связывают свои RFID-метки с профилями в соцсетях, это позволяет получить еще более глубокое понимание аудитории. В сочетании с возможностью видеть передвижение посетителей по территории выставки это дает фактически полное понимание их предпочтений.

Как понять, что RFID — правильная инвестиция?

Технология становится доступнее, но по-прежнему требует серьезных затрат, а главное — понимания, как с ее помощью добиться желаемых результатов. Стоит ли ее внедрять? Чтобы ответить на этот вопрос, проверьте, соответствует ли ваше мероприятие этим пунктам:

  • возможности RFID крайне необходимы для достижения поставленных целей;
  • мероприятие длится несколько дней, и посетители могут входить и выходить многократно;
  • число посетителей — 10 000 человек и более / мой проект быстро растет, и я готов в него инвестировать;
  • на территории моего мероприятия есть несколько зон для различных категорий посетителей и/или в деловой программе заявлены несколько параллельных секций, вход на которые осуществляется по билетам с разными категориями доступа;
  • я готов потратить более 200 рублей на метку для каждого посетителя, а также несколько десятков тысяч рублей на сопутствующее оборудование / я могу включить затраты в стоимость участия экспонентов или билетов.

Если вы поставили галочки напротив большинства пунктов, значит, ваше мероприятие готово к RFID — оно крупное и популярное, и внедрение новой технологии способно оправдать затраты.

Если галочки стоят на трех пунктах и меньше, то для достижения целей лучше подойдут менее затратные решения. Например, мобильное приложение выставки, которое обойдется гораздо дешевле, тем более что есть платформы, позволяющие создать приложение бесплатно. Стоит подождать пару лет, и RFID станет доступнее.

Expotory. Гид по RFID: как использовать технологию организаторам выставок. Организаторам. Проектирование выставки

Как выбрать RFID-провайдера?

Если организатор хочет внедрить технологию в своем проекте, то у него есть три варианта. Первый — убедить руководство экспоцентра в необходимости внедрения RFID-системы и далее пользоваться ей как услугой площадки. Второй — самостоятельно закупить оборудование, нанять людей и пользоваться системой автономно. Третий вариант — обратиться к провайдеру, то есть компании, которая предоставляет чипы, оборудование в аренду и организует техподдержку.

Стоит учесть, что выбор плохого провайдера может привести к катастрофе. Вот четыре вопроса, которые надо задать компании, прежде чем соглашаться на ее услуги.

1. Есть ли у системы уязвимость, которая способна обрушить ее полностью?
Самый большой риск внедрения RFID в том, что если система вдруг откажет, то организатору придется моментально перестроиться в ручной режим работы, не нарушая при этом процесс регистрации и весь ход мероприятия. Обрушение системы может произойти из-за слабой сети, неправильного подключения питания или при отключении света на площадке. Спросите, сколько резервных источников питания есть у провайдера.

Выбирайте решения, которые будут работать независимо от Интернета и электричества, на автономных источниках питания.

2. Как провайдер справляется с нагрузками до и во время мероприятия?
Уточните, что потребуется сделать посетителям для получения бейджа при входе на мероприятие — на стойке регистрации или в офисе организатора. Этот процесс должен быть максимально быстрым и простым, чтобы не отнимать время у ваших сотрудников и не вызывать мигрень у посетителей.

3. Где произведены RFID-чипы и есть ли на них гарантия?
Убедитесь в надежности производителя чипов и прочих составляющих системы, в том числе и сканеров. Учтите, что даже чипы одной спецификации могут иметь различные диапазоны чтения, степени защиты от копирования и так далее.

Слишком низкие цены должны вас насторожить.

4. Сколько времени потребуется, чтобы установить и убрать рамки со сканерами на входах?
На установку некоторых систем уходит два дня. Поэтому уточните, сколько займут монтаж и демонтаж, чтобы спланировать работу на площадке. К тому же должна быть возможность убрать стационарные порталы очень быстро — на случай экстренной эвакуации. Если время на застройку экспозиции ограничено, выбирайте RFID-решение с ручными сканерами. Это обеспечит быструю регистрацию и позволит не допустить очередей на входе — если один из порталов будет перегружен, вы сможете отправить к нему дополнительного сотрудника с мобильным сканером.

Фото: rfid4u.com, noodlelive.com, hypebot.com, cloudfront.net


Редакция:

info@expotory.com
+7 (929) 830-77-30
+7 (938) 434-58-64

Главный редактор:

Светлана Лаврентьева

Директор проекта:

Анна Шумилова

При любом частичном или полном использовании материалов с сайта обязательно указывать (для интернет-сайтов - активной не закрытой от индексации гиперссылкой): "Источник информации - Expotory. Эффективные решения для MICE"