Партнерский
Март 30, 2017
712
Автор: Редакция Expotory

ExpoPlanner: автоматизируем подготовку к выставке

Команда российско-немецкого проекта Protoplan разработала ExpoPlanner — систему автоматизации довольно монотонного, но очень важного процесса для каждого маркетолога — планирования задач по подготовке к выставке.
Expotory. ExpoPlanner: автоматизируем подготовку к выставке. Технологии

Анализируя потребности экспонентов, аналитики компании выяснили, что более 70 % времени участников уходит на решение огромного числа рутинных задач по подготовке к выставке. При этом взаимодействие с организатором занимает порядка 40 % времени. В таком режиме многозадачности и постоянной загруженности очень легко забыть, упустить, не успеть. А ведь часто бывает, что компания готовится к нескольким выставкам одновременно, и дедлайны растут в геометрической прогрессии. Чтобы не забыть о тысяче мелочей, упростить и автоматизировать процесс для всех специалистов, задействованных в подготовке компании к выставке, Protoplan предлагает доверить рутину сервису ExpoPlanner — так у экспонента появится время подумать о главном. Проект, разработанный с учетом опыта мировых экспертов, позволит профессионально подготовиться к мероприятию даже экспонентам-новичкам.

Expotory. ExpoPlanner: автоматизируем подготовку к выставке. Технологии
Protoplan — платформа для оптимизации и автоматизации, позволяющая на основе статистики по отрасли сравнить и выбрать проекты и организовать подготовку к ним на всех этапах. В каталоге опубликована информация о выставках с полной статистикой и ценами на участие.

Более 20 функций сервиса ExpoPlanner в сочетании с возможностями платформы Protoplan делают подготовку максимально удобной, простой и комфортной. Больше не требуется тратить деньги на услуги агентств по разработке плана задач по мероприятию — сервис работает бесплатно.

Expotory. ExpoPlanner: автоматизируем подготовку к выставке. Технологии

Технологии не стоят на месте, однако сферу выставок перемены долгое время обходили стороной. Работая на стыке выставочной индустрии, высоких технологий и маркетинга, мы обдумывали, как можно облегчить жизнь маркетолога, организатора, подрядчика и других участников процесса, сделать их подготовку к мероприятиям эффективнее. Так появился ExpoPlanner, который позволяет расширить возможности экспонента — качественно, быстро и точно подготовиться к выставке.

— Анна Бучацкая, управляющий партнер Protoplan

Как работает ExpoPlanner?

Выбираем подходящую для решения бизнес-задач выставку из каталога Protoplan, который содержит более 2 000 мероприятий на 2017–2018 годы, — это самая полная база по России и странам СНГ. Если мероприятия в базе все-таки нет, можно создать собственное, ввести его название и даты.

Expotory. ExpoPlanner: автоматизируем подготовку к выставке. Технологии

Все сроки выполнения задач автоматически синхронизируются с датами проведения мероприятий, что значительно снижает вероятность ошибок и человеческий фактор — ExpoPlanner предложит пользователю уже готовый план подготовки, его останется слегка подстроить под себя.

Expotory. ExpoPlanner: автоматизируем подготовку к выставке. Технологии

Если компания участвует в нескольких выставках, в ExpoPlanner даты и сроки всех мероприятий отображаются в общем календаре. В него экспонент может загрузить логотип компании — и календарь готов к отправке по электронной почте коллегам или подрядчикам. Его также можно распечатать и поставить на рабочий стол.

Expotory. ExpoPlanner: автоматизируем подготовку к выставке. Технологии

С другой стороны, забыть о чем-то невозможно. ExpoPlanner берет на себя контроль над сроками — уведомления по каждому проекту приходят на электронную почту: раз в неделю с общим расписанием на семь дней, а также отдельным письмом по каждой задаче. Если выбранная выставка является партнером Protoplan, экспоненту не потребуется вводить дедлайны вручную — они появятся в плане автоматически.

В отличие от раритетного Excel, современный сервис ExpoPlanner способен напоминать о важных задачах — вы не забудете, например, заказать кейтеринг на выставку или отправить заявку на разгрузку.

Надежность сервиса легко описать одной фразой — он работает с использованием сертификата SSL, который обеспечивает максимальную защиту информации и паролей.

Сервис ExpoPlanner — новинка, но сама платформа Protoplan уже прошла успешное тестирование и заслужила отличные рекомендации организаторов и экспонентов крупнейшей в России и СНГ выставки сельхозтехники «Агросалон». В ходе подготовки мероприятия Protoplan обработал 1 439 заявок участников и автоматически отправил более 5 000 писем о статусах обработки заявок. Система генерировала отчеты организатору по заданным параметрам. Из 14 % экспонентов, опрошенных по итогам выставки, более 90 % остались довольны функционалом Protoplan. Участники опроса отметили, что благодаря платформе им удалось сэкономить до 60 % времени на оформление документов при подготовке к мероприятию. С обновленным функционалом показатели обещают быть еще выше. А куда потратить сэкономленное время, хороший маркетолог наверняка знает.

Expotory. ExpoPlanner: автоматизируем подготовку к выставке. Технологии

ФОТО: Protoplan


Редакция:

info@expotory.com
+7 (929) 830-77-30
+7 (938) 434-58-64

Главный редактор:

Светлана Лаврентьева

Директор проекта:

Анна Шумилова

При любом частичном или полном использовании материалов с сайта обязательно указывать (для интернет-сайтов - активной не закрытой от индексации гиперссылкой): "Источник информации - Expotory. Эффективные решения для MICE"