О трендах в MICE, уникальности формата Евразийского Ивент Форума (EFEA) и планах по его развитию редакции Expotory рассказала Дарья Островская, глава оргкомитета EFEA и Event LIVE, генеральный директор Выставочного научно-исследовательского центра R&C.

Евразийский Ивент Форум позволяет участникам взглянуть на рынок со всех сторон. В этом уникальность EFEA — он позиционируется как мероприятие для топ-менеджеров, на котором можно обсудить стратегические вопросы по всем аспектам ивент-индустрии: выставочной отрасли, индустрии событий и всего, что касается регионального маркетинга и управления площадками.

Параллельно с EFEA второй год проходит форум Event LIVE. Благодаря ему наше мероприятие приобрело более практический формат. Event LIVE рассчитан на менеджеров среднего звена, непосредственно работающих с клиентами. Для них это еще и возможность напрямую встретиться с байерами и поставщиками услуг, войти в реальный диалог. В этом году мы собрали около 25 байеров — пока не так много, но это люди, которые действительно принимают решения: представители компаний, госструктур, ассоциаций.

Expotory. Дарья Островская: «Мероприятия должны запоминаться». Практика. Ситуация

Мы всегда задаем на EFEA общую тему, и она рефреном звучит через все сессии. В нынешнем году это «Ивент-индустрия 4.0. Перезагрузка». Мы постепенно пришли к более продуктивному формату деловой программы, когда две параллельные сессии разбиты по темам — участник сразу может выбрать, что его интересует: выставки, ивенты, площадки. И уже третий год накануне мероприятия мы проводим бизнес-день — своего рода небольшой подарок нашим участникам. В этом году мы делали этот приветственный день совместно с университетом «Синергия», было очень познавательно. В итоге мы получили много положительных отзывов от участников.

Каждый год мы стараемся разнообразить формат EFEA, следовать тенденциям. Наши западные коллеги отмечают несколько ключевых трендов в ивент-индустрии относительно форматов мероприятий. Первый — вовлечение аудитории, причем не только во время самого ивента, а еще на стадии составления деловой программы: многие организаторы сейчас проводят предварительные сессии, их еще называют антиконференции, в рамках которых обсуждают примерные темы в небольших фокус-группах. Второй тренд — впечатления и эмоции. Мероприятия должны запоминаться. Третий — нетворкинг. Все ивенты сегодня сочетают возможность посмотреть и послушать с личным общением. Любая информация доступна в Интернете, но именно при живом обмене опытом с коллегами можно получить уникальные знания и впечатления. Опираясь на эти тренды, мы разработали несколько новых форматов, которые появятся на EFEA в следующем году.

Организатор мероприятий не может в какой-то момент остановиться и сказать, что достиг совершенства — это невозможно. Тем и замечательна ивент-индустрия — в ней ты постоянно развиваешься.

Что касается работы по привлечению посетителей, лучше всего срабатывает личный контакт. Менеджеры постоянно держат связь с клиентами — это довольно узкий круг специалистов. Мы также активно используем современные каналы, например социальные сети. В этом направлении у нас есть надежные партнеры, благодаря которым на EFEA через соцсети приходит порядка 30 % посетителей, на форум Event LIVE — более 50 %. Также содействуют информационные партнеры и большое число профильных ассоциаций. В совокупности всё это дает отличный эффект.

Expotory. Дарья Островская: «Мероприятия должны запоминаться». Практика. Ситуация

Формирование деловой программы и выбор спикеров — пожалуй, самый важный этап подготовки форума. Над этим у нас трудится большой программный комитет, включая наших отраслевых партнеров. Мы долго выбираем темы, строим примерную архитектуру деловой программы и только после этого начинаем подбирать спикеров — это как собирать мозаику. С ними у нас в основном партнерские отношения, но некоторых приглашаем на коммерческой основе. Еще один важный момент — мы не разрешаем докладчикам делать прямую рекламу во время выступлений: они могут только рассказать о своем опыте. Это обязательное условие. Ведь часто бывает так, что приходишь на мероприятие, и вдруг тебе начинают рассказывать о «замечательной компании», а вовсе не о том, что ты хотел узнать. Чтобы исключить подобные ситуации, мы проводим масштабную предварительную работу со спикерами. Если кто-то желает презентовать свои услуги, он может взять стенд в выставочном блоке или воспользоваться презентационной зоной.

Архитектура EFEA и Event LIVE спланирована так, чтобы участникам было удобно заводить полезные знакомства и находить партнеров. Каждый посетитель имеет доступ к бирже деловых контактов и мобильному приложению. Накануне форума участники в нашей системе назначили не менее 600 встреч, из которых более 70 % состоялись — очень хороший показатель.

Что касается новых технологий, это большая тема, достойная отдельной беседы. Собственно, весь наш форум посвящен индустрии 4.0, новому этапу индустриальной революции, связанному с роботизацией, Big Data, интернетом вещей и так далее. Наша отрасль реагирует на перемены в IT одной из первых.

В битве инноваций победит тот, кто обеспечит возможность оперативно выстраивать деловые связи и превращать их в бизнес-активности. Успех за технологиями, которые позволят анализировать большие объемы информации и за очень короткое время выдавать данные, необходимые конкретному пользователю.

Ясно одно — сила организатора мероприятий в информации, но в ней же и слабость в какой-то мере. Мы беседовали с Йохеном Виттом, президентом jwc GmbH — одной из крупнейших консалтинговых компаний в выставочном бизнесе. Он отметил, что 50 % выставочных компаний мира не знают, какой информацией они обладают, а вторая половина не представляет, как использовать собранную Big Data. И здесь выиграет тот, кто сумеет вовремя построить алгоритм действий — создать на основе больших данных схему взаимодействия с клиентом. Мы пока в начале пути: проводим аналитику каждого мероприятия и на ее основе дорабатываем не только деловую программу, но и инструменты, которые используют наши участники.

Expotory. Дарья Островская: «Мероприятия должны запоминаться». Практика. Ситуация

Обучение и повышение квалификации кадров в ивент-индустрии — один из важнейших вопросов на фоне бума технологий. И для нашей компании это одно из приоритетных направлений. У нас есть собственная библиотека, где собраны уникальные российские и зарубежные деловые издания, учебники и авторские материалы, которые находятся в отрытом доступе для сотрудников. Нам очень интересно поделиться знаниями с коллегами, поэтому планируем сделать библиотеку публичной. Сейчас думаем, на каких условиях реализовать этот проект. Что касается семинаров и других образовательных форматов, это не менее интересно. Полагаю, через год-два подобные курсы будут однозначно востребованы. У нас уже есть несколько предложений от зарубежных партнеров по организации обучения в России. Кроме того, мы очень надеемся на сотрудничество с Национальным конгресс-бюро — мы могли бы подтянуть собственные ресурсы и совместно организовать обучение специалистов ивент-индустрии.

Event LIVE, к слову, и появился как образовательное мероприятие. Ведь у большинства наших участников и потенциальных клиентов нет времени посещать длительные курсы. А формат коротких практикумов, мастер-классов и лекций оказался удобным и востребованным. Мы планируем расширить географию проведения EFEA и Event LIVE. В частности, есть интерес со стороны наших партнеров в Казахстане.

Что думают участники об EFEA?

Николай Карасев, генеральный директор агентства выставочного консалтинга «ЭкспоЭффект», считает, что EFEA традиционно выдержал высокий организационный уровень.

На форуме всегда обсуждают самые актуальные вопросы. Замечательно, что мероприятие ориентировано не только на организаторов конгрессов и выставок, есть и большой блок для ивенторов. Переговорные зоны и «Биржа деловых контактов» позволяют участникам комфортно общаться. В частности, я свои задачи решил на 100 % — поддержал связи и завел массу новых знакомств. Что касается деловой программы, то обзоры, аналитика и взгляды иностранных коллег на российский и мировой рынок — все это очень интересно и полезно. При этом мне всегда хочется больше практической информации — конкретики, кейсов и реальных историй. Практические сессии я видел в рамках Event LIVE, и если подобный формат ввести на EFEA в целом, думаю, всем станет еще интереснее.

— Николай Карасев, генеральный директор консалтингового агентства АВК «Экспоэффект»

По словам Анатолия Акантинова из минского центра стратегического развития «Маркетинговые системы», наибольший интерес у него вызвала открытая встреча Конгресс-бюро России с представителями иностранных бюро — секция оказалась очень информативной и вселила оптимизм в плане развития отрасли. Ценной оказалась информация о подходах к работе в конгресс-бюро разных городов.

Круглый стол о создании УТП для города/региона и сотрудничестве с конкурентами показался интригующим, но в итоге ответов на заявленные вопросы я не получил, поскольку разговор отклонился от темы. Интересной была панельная дискуссия «Спонсорство и партнерство в новых условиях», но кроме саморекламы она мне ничего не дала — не хватило алгоритма работы со спонсорами, аналитики и мнений самих спонсоров. Полезными оказались выставка, биржа контактов, мастер-классы, а регулярные кофе-брейки дали возможность провести переговоры с коллегами. Я бы посоветовал организаторам добавить в программу нечто вроде конкурса творческих работ, награждение лидеров по номинациям, обсуждение совместных проектов и направлений. В целом же EFEA — важное и нужное событие для рынка.

— Анатолий Акантинов, центр стратегического развития «Маркетинговые системы», Беларусь

По словам бизнес-консультанта Марии Кузьмицкой, форум очень полезен для отрасли. Но совершенству нет предела, поэтому по десятибалльной шкале она оценила его на твердую восьмерку.

Мы с коллегами присутствовали на двух сессиях для ивент-индустрии — о спонсорстве и ивентах для IT. Обе оказались весьма полезны и интересны. Если честно, не питали особых иллюзий насчет форума, но результат превзошел ожидания. Мы получили очень полезные кейсы и инструменты, некоторые из которых уже внедряем, а также пару очень перспективных идей и несколько весьма интересных контактов. Что касается сессий для выставочного блока, темы нас не особо заинтересовали, поэтому лично мы на них не присутствовали, и о контенте сказать ничего не могу. Отлично сработала биржа контактов.

— Мария Кузьмицкая, бизнес-консультант, Молдова

Фото: Анна Прыткова


Редакция:

info@expotory.com
+7 (929) 830-77-30
+7 (938) 434-58-64

Главный редактор:

Светлана Лаврентьева

Директор проекта:

Анна Шумилова

При любом частичном или полном использовании материалов с сайта обязательно указывать (для интернет-сайтов - активной не закрытой от индексации гиперссылкой): "Источник информации - Expotory. Эффективные решения для MICE"